ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

1. CODIGO:
Se recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del borde superior, dejando de 0 a una linea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete.
2. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION:
Estos datos van a una o dos interlineas libres del codigo y en forma completa en el siguiente orden: Nombre del lugar origen, dia, mes (En minuscula) y año (Sin separarlo con punto).
3. DATOS DEL DESTINATARIO:
Apartir del lugar de origen y fecha de elaboracion, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres: Denominacion o titulo academico: Se utiliza mayuscula inicial.
Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayuscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
Cargo: Se aconceja escribirlo con mayuscula inicial. Los nombre de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos lineas.
4. ASUNTO:
Se escribe la palabra asunto con mayuscula inicial seguida de dos puntos sin negrita y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un maximo de cuatro palabras. Unicamente en caso de memorando se recomienda escribir la palabra asunto en mayuscula sostenida seguida de dos puntos.
5. CUERPO DEL TEXTO:
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortez.
6. DATOS DEL REMITENTE:
El nombre del remitente se debera escribir en mayuscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
7. LINEAS ESPECIALES:
Se recomienda escribirlas con un tamaño de letra menor que el utilizado en el texto. Corresponde al redactor y transcriptor.
8. ANEXOS:
se detallan al final de la comunicacion. La palabra anexo o anexos, segun sea el caso, se escribe con mayuscula inicial seguida de dos puntos; entre parentesis se relaciona el numero de hojas, folios, escritos de forma continua y separados por coma.