ARCHIVISTICA

El lenguaje escrito permite registrar y transmitir experiencias a otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en información registrable y transmitible.

La información le permite al ser humano, aprende

r de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.

Que seria de este mundo si no contáramos con la información: Un estudiante recibe y devuelve información todo el tiempo y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; A nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.

Las organizaciones deben conservar la información que manejan por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos
• Es una exigencia legal casi en todos los países del mundo

CONCEPTO DE DOCUMENTOUn documento es cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla

TIPOS DE DOCUMENTOS Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos

• Documentos impresos

• Documentos audio grabados

• Documentos vídeo grabados

• Documentos fílmicos

• Documentos digitalizados

La palabra archivo es entendida de dos maneras: La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacenan esos documentos.

La organización del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN

• ACTIVOS: Cuando los documentos son utilizados frecuentemente
• SEMIACTIVOS: Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente.
• PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse

2. POR GRADO DE AUTONOMÍA

• CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado a través de un responsable que recibe y atiende cada una de las solicitudes
• DESCENTRALIZADO: Cada departamento, divicion y sección de la empresa tiene su propio archivo

ARCHIVO ACTIVO

ARCHIVO SEMIACTIVO

ARCHIVO PASIVO