ELEMENTOS NECESARIOS EN LA OFICINA

Los siguientes elementos son muy necesarios en una oficina, y hacen parte primordial de las herramientas básicas.

• PERFORADORA: Permite perforar los documentos que se desean legajar

• GRAPADORA: Sirve para colocar ganchos o grapas a grupos de documentos

• GANCHOS LEGAJADORES: Sirven para asegurar los documentos perforados en una carpeta

• SACA GANCHOS: Es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos

• SELLO NORMAL: Sirve para estampar sobre un papel un gráfico o un texto

• SELLO SECO: También llamado sello en relieve marca membretes o logotipos en el papel

• PAPEL FORMA CONTINUA: Papel utilizado para la impresión en forma continua es decir que las hojas vienen pegadas unas con otras

• IMPRESORA DE INYECCIÓN DE TINTA: Son impresoras que trabajan impregnando la tinta sobre el papel por lo general manejan cartuchos de tinta

• IMPRESORA LÁSER: A diferencia de las de inyección de tinta estas utilizan un toner y un haz láser. Permitiendo impresiones de alta calidad a gran velocidad y bajo consumo

• IMPRESORAS DE MATRIZ DE PUNTO: Es una impresora con una cabeza de impresión que se desplaza de izquierda a derecha sobre la pagina, imprimiendo por impacto sobre una cinta de tinta

TIPOS DE CARPETAS

Las carpetas pueden ser de varias clases:

• CARPETA SIMPLE: Es el tipo de carpeta mas utilizado, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos

• CARPETAS COLGANTES: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre la guías de un bastidor para su ordenación y movilidad

• CARPETA DE FUELLE: Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabético o numerco, antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo

• CARPETA ARCHIVADORA A-Z: Son carpetas de pastas bastante duras, dispone de dos fuertes ganchos de precion para archivar los documentos

• MARBETE: Pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta

• LA GUÍA: Señala las divisiones del archivador, puede ser alfabética numérica o cronológica

• BANDEJA DE SOBREMESA: Hacen parte del archivo activo

• ARCHIVADORES Y CARRITO PARA BANDEJAS MÓVILES: Hacen parte de los archivos semiactivos y se utilizan esporadicamente

• ARMARIO SOBRE RIELES: Hacen parte del archivo pasivo se instalan en oficinas especiales y se consultan muy rara vez

PROCESO DE UN DOCUMENTO

ARCHIVISTICA

El lenguaje escrito permite registrar y transmitir experiencias a otras personas en el espacio y en el tiempo. De esta manera esta experiencia se convirtió en información registrable y transmitible.

La información le permite al ser humano, aprende

r de otros, lo que hace posible encontrar diferencias y similitudes y esto crea el conocimiento.

Que seria de este mundo si no contáramos con la información: Un estudiante recibe y devuelve información todo el tiempo y su proceso desde la matricula hasta el grado queda registrado como información; A nivel comercial desde la creación del producto hasta llegar al usuario final queda registrada y clasificada toda la información.

Las organizaciones deben conservar la información que manejan por dos motivos:

• Toda organización debe mantener una memoria disponible de sus procesos
• Es una exigencia legal casi en todos los países del mundo

CONCEPTO DE DOCUMENTOUn documento es cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla

TIPOS DE DOCUMENTOS Podemos nombrar los siguientes tipos de documentos

• Documentos impresos

• Documentos audio grabados

• Documentos vídeo grabados

• Documentos fílmicos

• Documentos digitalizados

La palabra archivo es entendida de dos maneras: La primera hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa, la segunda al local donde se almacenan esos documentos.

La organización del archivo depende de como la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos según dos criterios:

1. POR GRADO DE UTILIZACIÓN

• ACTIVOS: Cuando los documentos son utilizados frecuentemente
• SEMIACTIVOS: Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente.
• PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse

2. POR GRADO DE AUTONOMÍA

• CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a parar documentos de todos los departamentos de la empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado a través de un responsable que recibe y atiende cada una de las solicitudes
• DESCENTRALIZADO: Cada departamento, divicion y sección de la empresa tiene su propio archivo

ARCHIVO ACTIVO

ARCHIVO SEMIACTIVO

ARCHIVO PASIVO

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

1. CODIGO:
Se recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del borde superior, dejando de 0 a una linea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete.
2. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION:
Estos datos van a una o dos interlineas libres del codigo y en forma completa en el siguiente orden: Nombre del lugar origen, dia, mes (En minuscula) y año (Sin separarlo con punto).
3. DATOS DEL DESTINATARIO:
Apartir del lugar de origen y fecha de elaboracion, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres: Denominacion o titulo academico: Se utiliza mayuscula inicial.
Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayuscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
Cargo: Se aconceja escribirlo con mayuscula inicial. Los nombre de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos lineas.
4. ASUNTO:
Se escribe la palabra asunto con mayuscula inicial seguida de dos puntos sin negrita y sin subrayar. Es aconsejable expresarlo en un maximo de cuatro palabras. Unicamente en caso de memorando se recomienda escribir la palabra asunto en mayuscula sostenida seguida de dos puntos.
5. CUERPO DEL TEXTO:
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortez.
6. DATOS DEL REMITENTE:
El nombre del remitente se debera escribir en mayuscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
7. LINEAS ESPECIALES:
Se recomienda escribirlas con un tamaño de letra menor que el utilizado en el texto. Corresponde al redactor y transcriptor.
8. ANEXOS:
se detallan al final de la comunicacion. La palabra anexo o anexos, segun sea el caso, se escribe con mayuscula inicial seguida de dos puntos; entre parentesis se relaciona el numero de hojas, folios, escritos de forma continua y separados por coma.

ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACION

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.
ZONAS
Zona 1. Espacio destinado para el membrete que incluye: Razon social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el numero de identificacion tributaria (NIT).
Zona 2. Espacio destinado para la impresion de direccion, apartado, correo electronico, sito web, fax, telefono, lugar de origen y pais.
Zona 3. Espacio superior derecho destinado a registro y radicacion del documento; es complementaria de la zona 1.
MARGENES. SE RECOMIENDAN LAS SIGUIENTES MARGENES:

• Superior entre 3 cm y 4cm.
• Inferior entre 2 cm y 3cm.
• Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm.
• lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Si el documento se va a imprimir por ambas caras, se recomienda que los margenes laterales sean simetricos a 3 cm. Cuando se usa papel sin membrete se recomienda dejar un margen superior de entre 3 y 4 cm, que corresponde al encabezado. Asi mismo para el margen inferior se dejan entre 2 y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja.
ESTILOS
Para efectos de la distribucion del contenido de la comunicacion se tienen 3 estilos como alternativas: Bloque extremo, bloque y semibloque.
Bloque extremo: Todas las lineas parten del margen izquierdo.
Bloque: las lineas de codigo, lugar de origen, fecha de elaboracion, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semibloque: Conservando la distribucion del estilo bloque, el primer renglon de cada parrafo tiene una sangria de 5 a 10 espacios.
FUENTE.
Se recomienda que toda comunicacion se debe escribir en forma clara, agradable a la vista del lector. la fuente debe ser homogenea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresion, digitalizacion y microfilmacion.
Los tamaños que se recomiendan estan entre 10 y 12, se sugiere no utilizar negrilla.

TERMINOS Y DEFINICIONES

PARA LOS PROPOCITOS DE ESTA MATERIA APLICAREMOS LOS SIGUIENTES TERMINOS Y DEFINICIONES:

• Abreviatura. Representacion de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacion de algunas de las letras y que siempre se cierra con un punto Ej. Dr.
  
• Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razon social. Ej. CAFAM: Caja de Compensacion Familiar.
• Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
• Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacion o al informe; sirve para complementar y aclarar.
• Asunto. Sintesis del contenido de la comunicacion.
• Bibliografia. Relacion alfabetica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fisico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
• Certificado. documento de caracter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.
• Circular. Comunicacion escrita de interes comun, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas.
• Codigo. Sistema convencional que identifica al departamento, el área o la seccion que produce dicho documento; antes llamado tambien numero, referencia o consecutiva.
• Constancia. Documento de caracter probatorio que no requiere solemnidad.
• Convocatoria. Acuerdo de fecha hora y lugar para una reunion.
• Despedida. Palabra o frase de cortesia con la cual se finaliza una comunicación.
• Encabezado. Titulo de la comunicacion que se realiza.
• Foliar. Accion de numerar las hojas.
• Folio. Una hoja.
• Glosario. Lista alfabetica de terminos con sus definiciones, necesarias para la comprencion del documento.
• Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad.
• Logotipo. Simbolo que identifica a una organización.
• Membrete. Inscripcion impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o juridica.
• Memorando. Comunicacion escrita que se emplea en las organizaciones par tratar asuntos internos.
• Radicacion. Procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el propocito de oficializar el tramite y cumplir con los terminos de venciniento que establesca la ley.
• Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacion.
• Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
• Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe despues de su nombre o titulo.
• Sigla. Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una razon social Ej. ONU Organizacio de Naciones Unidas.
• Transcribtor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacion Ej. Secretaria.